Protokoll der Mitgliederversammlung schreiben

Die Versammlung ist vorbei, die Beschlüsse sind gefasst, und nun soll jemand das Protokoll schreiben. Für viele Schriftführerinnen und Schriftführer ist das die unbeliebteste Aufgabe, dabei ist ein gutes Protokoll einfacher, als es aussieht. Es hält fest, was beschlossen wurde, und schützt den Verein, wenn später jemand fragt, wie es dazu kam. Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Orientierung. Maßgeblich ist immer zuerst eure Satzung; Rechtsberatung ist er nicht.

Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll?

Ein Ergebnisprotokoll hält fest, was beschlossen wurde und wer abgestimmt hat. Ein Verlaufsprotokoll beschreibt zusätzlich, wer was gesagt hat. Für die meisten Vereine genügt das Ergebnisprotokoll, ergänzt um kurze Hinweise zu wichtigen Diskussionen. Es ist kürzer, leichter zu lesen und weniger anfällig für Streit über Formulierungen. Schaut in die Satzung, ob dort etwas vorgeschrieben ist.

Der Aufbau Schritt für Schritt

Kopf: Name des Vereins, Art der Versammlung, Ort, Datum, Beginn und Ende.
Beteiligte: Versammlungsleitung, Protokollführung, Zahl der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder, gegebenenfalls Gäste. Eine Anwesenheitsliste kommt als Anlage dazu.
Formalien: Feststellung, dass ordnungsgemäß eingeladen wurde und die Versammlung beschlussfähig ist, wenn die Satzung das verlangt. Genehmigung der Tagesordnung.
Tagesordnungspunkte: Zu jedem Punkt ein kurzer Absatz mit dem Ergebnis. Bei Berichten genügt der Hinweis, dass der Bericht erstattet wurde, der schriftliche Bericht kommt in die Anlage.
Beschlüsse: Wortlaut des Antrags, Abstimmungsergebnis mit Ja, Nein und Enthaltung, und der Satz „Der Antrag wurde angenommen“ oder „abgelehnt“.
Wahlen: Name der gewählten Person, Amt, Ergebnis der Abstimmung und die Erklärung, dass sie die Wahl annimmt.
Schluss: Uhrzeit des Endes und Unterschriften von Versammlungsleitung und Protokollführung.

Ein Beispiel für einen Beschluss

„TOP 4: Antrag des Vorstands auf Erhöhung des Jahresbeitrags von 30 auf 36 Euro ab dem kommenden Jahr. Nach kurzer Aussprache wurde abgestimmt: 31 Ja-Stimmen, 3 Nein-Stimmen, 2 Enthaltungen. Der Antrag wurde mit der erforderlichen Mehrheit angenommen.“ Diese Fassung ist kurz, vollständig und nachvollziehbar. Die Zahlen im Beispiel sind frei gewählt.

Praktische Tipps

Bereite eine Vorlage mit allen Punkten der Tagesordnung vor, dann musst du während der Sitzung nur noch ausfüllen.
Notiere Anträge möglichst wörtlich, entweder im Moment oder lass sie dir schriftlich geben.
Frage bei Unklarheit nach: „Ist das so beschlossen?“ Das ist besser, als später zu raten.
Schreibe das Protokoll zeitnah, solange die Erinnerung frisch ist.
Formuliere sachlich. Persönliche Bewertungen gehören nicht ins Protokoll.

Was nach dem Schreiben passiert

Das Protokoll wird unterschrieben und, wenn die Satzung es vorsieht, den Mitgliedern zugänglich gemacht. Oft wird es in der nächsten Versammlung genehmigt. Bewahre es dauerhaft auf, am besten im Original und als digitale Kopie. Wurde ein neuer Vorstand gewählt oder die Satzung geändert, brauchst du das Protokoll außerdem für die Anmeldung beim Vereinsregister, falls euer Verein dort eingetragen ist.

Anlagen sinnvoll nutzen

Alles, was zu lang für den Haupttext ist, kommt in die Anlage: Anwesenheitsliste, schriftliche Berichte, Kassenbericht, Haushaltsplan, Wortlaut geänderter Satzungsteile. Im Protokoll verweist du darauf, zum Beispiel mit „siehe Anlage 2“. So bleibt das Protokoll kurz und trotzdem vollständig. Nummeriere die Anlagen und hefte sie in derselben Reihenfolge ab, damit niemand suchen muss.

Ein weiterer Tipp: Lies die Beschlüsse am Ende der Sitzung noch einmal laut vor. Dann fallen Missverständnisse sofort auf, und das Protokoll wird später kaum noch angezweifelt.

Typische Fehler

Beschlüsse ohne Abstimmungsergebnis
Fehlende Unterschrift oder fehlendes Datum
Der Wortlaut eines Antrags ist nicht festgehalten
Das Protokoll wird erst Monate später geschrieben
Persönliche Angriffe und Streitigkeiten stehen im Text

Vorlagen für den Vorstand

Eine fertige Struktur mit Muster und Checklisten findest du in der Protokoll-Werkstatt. Die Vorbereitung der Versammlung deckt das Paket Mitgliederversammlung komplett ab, und wer die ganze Vorstandsarbeit sortieren möchte, nutzt das Vorstandshandbuch. Die Satzung geht immer vor.

Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.